als Teil einer Genossenschaft versuche ich mich gerade schlau zu machen, wie eine Archivierung von E-Mails nach GoBD(Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die im Grunde für alle Unternehmen vorgeschrieben ist, vonstattengehen könnte. Bislang habe ich dafür folgende (nicht allzu günstige) technische Lösungen/Anbieter gefunden:
In so manchen Kommentarspalten ist vor allem Ratlosigkeit vorzufinden ob der praxisfernen Regularien, gerade für kleine Unternehmen … offenbar reicht es ja nicht, eine separate E-Mail-Adresse für Geschäftsvorgänge (z. B. rechnung@) zu archivieren, da scheinbar alles mögliche ein Handels- oder Geschäftsbrief sein kann.
Kennt sich jemand auf dem Gebiet aus und kann berichten, worauf in der Praxis geachtet werden muss und welcher Anbieter empfehlenswert ist?
@moderatoren ich konnte das Thema nicht so richtig einordnen, daher habe ich es mal als „Unkategorisiert“ erstellt (gerne verschieben).
Hallo! Es muss nicht jede Mail archiviert werden. Wichtig ist, was hier zu lesen ist:
Hat eine E-Mail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs, ist sie entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig. Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel für einen Anhang – beispielsweise Rechnung – dient und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, genügt es, wenn nur die Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird und nicht die E-Mail selbst. Achtung: In solch einem Fall reicht ein Ausdrucken der Rechnung nicht aus.
Ergeben sich aus der E-Mail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren. Dabei müssen die E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von den nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Optimalerweise könnte ich mir sowas so vorstellen, dass die relevanten Mails mit in ein Gesamtsystem (Buchhaltung) eingepflegt bzw dort im Volltext angehängt werden, welches dann mit diesen E-Mails, beispielsweise angehängt an die Geschäftsvorfälle, seine Vorgänge archiviert.
Einfach alles zu archivieren, das kann man machen, aber das könnte teuer werden.
Umgekehrt solltet Ihr hinsichtlich Datenschutz auch ein Löschkonzept für E-Mails generell haben. Also festlegen, wann E-Mails wieder gelöscht werden sollen. Und das natürlich auch umsetzen, ggf. automatisieren. Das ist aber eine Forderung der DSGVO, da E-Mails ja immer personenbezigene Daten enthalten, mindestens Empfänger und Absender.
